Datenschutzordnung

Präambel

Der Reit- und Fahrverein Wolfegg e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetztes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzverordnung.

• § 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am sportlichen Veranstaltungen, sonstigen Veranstaltungen und Kursbetrieben sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

• § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Verarbeitungstätigkeit ist im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt anzulegen.
2. Die erforderlichen Daten der Mitglieder sind grundsätzlich direkt beim jeweiligen Mitglied zu erheben. Zudem sollten nur Daten erhoben werden, die tatsächlich für das Vereinsmitgliedsverhältnis erforderlich sind. Zusätzliche Angaben dürfen nur mit Einwilligung der Mitglieder erhoben und verarbeitet werden.
3. Einwilligungen sind, wenn möglich schriftlich einzuholen. Sie müssen den Anforderungen von Art. 6 Abs. 1a und Art. 7 DSGVO entsprechen. Wird eine Einwilligung mündlich eingeholt, ist dies zumindest schriftlich zu protokollieren, insbesondere, dass der Betroffene über sein Recht zum jederzeitigen Widerruf hingewiesen wurde.
4. Personenbezogene Daten, wie Vor- und Nachname, das Geburtsdatum, das Geschlecht und die ausgeübten Sportarten der Mitglieder müssen an den Landesverband (WLSB) weitergeleitet werden. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben müssen zusätzlich die vollständige Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein übermittelt werden.
5. Personenbezogene Daten dürfen nicht an unberechtigte Dritte zur Kenntnis geraten oder übermittelt werden. Ausnahmen für die Übermittlung wären lediglich die vom Verein beauftragten Dienstleister, welche die Daten zur Erfüllung der beauftragten Dienstleistung benötigen (z.B. Druckerei o.ä.)
6. Personenbezogene Daten sind nach Zweckentfall und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ordnungsgemäß zu löschen (z.B. nach Kündigung einer Mitgliedschaft).

• § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Ergebnisse.
2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht werden, darf ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1a i.V.m. Art. 7 DSGVO der abgebildeten Personen erfolgen.
3. Mitglieder der Vorstandschaft sind auf der Internetseite des Vereins mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer zu veröffentlichen.

• § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung und Bearbeitung von Anfragen von betroffenen Personen zuständig.

• § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten (auch Arbeitslisten), in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

• § 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation der E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
3. Die private Nutzung des E-Mail-Accounts oder die Nutzung zu eigenen Geschäftszwecken ist strengstens untersagt.
4. Die automatische Anlagenvorschau ist im E-Mail-Programm zu deaktivieren.
5. Nur von vertrauenswürdigen Absendern dürfen Anlagen geöffnet werden.
6. E-Mails unbekannter Herkunft und mit nicht plausiblen Betreffs oder nicht korrekter Sprache und Anhängen (insbesondere mit ausführbaren Dateien), dürfen nicht geöffnet werden, sondern sind ungeöffnet zu löschen. Zudem darf keine Lesebestätigung abgegeben werden.
7. Sowohl intern als auch extern versendete und empfangene E-Mails sind als verbindliche Nachrichten zu behandeln.
8. Überprüfen, dass der richtige Empfänger angegeben ist.
9. Verschlüsselung vertraulicher Informationen (z.B. passwortgesichertes ZIP-Archiv).
10. Untersagt sind:

• der Versand oder Weiterleitung von Kettenbriefen und von sog. falschen Warnungen, z.B. vor Computerviren, oft in Verbindung mit der Aufforderung zur Änderung von Sicherheitseinstellungen oder Warnung von Freunden und Bekannten,
• der Versand von E-Mails mit rechtwidrigen, beleidigenden, verleumderischen, verfassungsfeindlichen, rassistischen, sexistische, Gewalt verherrlichenden oder pornografischen Äußerungen oder Abbildungen oder sonstigen anstößigen oder dem Ansehen des Unternehmens abträglichen Inhalten,
• die Verbreitung von Inhalten, die gegen persönlichkeitsrechtliche, urheberrechtliche oder strafrechtliche Bestimmungen verstoßen,
• das Verbreiten unbekannter Inhalte aus unsicheren Quellen, insbesondere mit Anhängen und ausführbaren Dateien,
• die Veränderung oder die Aufhebung von Sicherheitseinstellungen des E-Mail-Programms oder von sonstigen Sicherheitseinstellungen.

• § 7 Sichere Gestaltung von Passwörtern

 

Bei der Auswahl von Passwörtern sind nachfolgende Anforderungen zu berücksichtigen.

Das Passwort

1. muss mindestens 12 Stellen umfassen.
2. muss Zeichen aus drei der folgenden Kategorien enthalten:
3. Großbuchstaben (A – Z),
4. Kleinbuchstaben (a – z),
5. Zahlen zur Basis 10 (0 bis 9),
6. nichtalphabetische Zeichen (zum Beispiel: !, $, #, %).
7. muss sich von den letzten drei benutzen Passwörter unterscheiden.
8. darf nicht leicht zu erraten sein und darf daher keine Trivialwörter, Zahlenreihen oder Namen, Geburtstage, Kennzeichen, o.ä. enthalten.
9. sollte folgende Sonderzeichen nicht enthalten:
10. „ „ [Leerzeichen],
11. Nationale Sonderzeichen wie z.B. ä ü ö ß é õ å æ ç â.

 

• § 8 Meldung von Datenschutz-/Sicherheitsvorfällen

 

Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO):

Eine Informationspflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde besteht, wenn

• die verantwortliche Stelle feststellt, dass Dritte von besonders sensiblen Daten unrechtmäßig Kenntnis erlangt haben,
• die „Datenpanne“ besonders sensible Daten betrifft,
• eine schwerwiegende Beeinträchtigung für die Betroffenen droht (hohes Gefahrenpotential).

Es ist umgehend ein Vorstandsmitglied zu kontaktieren. Erst nach Klärung der Sachlage und der Ermittlung der weiteren Vorgehensweise ist die Aufsichtsbehörde zu verständigen.

Meldung gegenüber Betroffenen (Art. 34 DSGVO):

Eine Informationspflicht gegenüber den Betroffenen besteht, wenn

• die verantwortliche Stelle feststellt, dass Dritte von besonders sensiblen Daten unrechtmäßig Kenntnis erlangt haben,
• die „Datenpanne“ besonders sensible Daten betrifft,
• eine schwerwiegende Beeinträchtigung für die Betroffenen droht (hohes Gefahrenpotential).

Vor der Kontaktaufnahme des Betroffenen ist umgehend ein Vorstandsmitglied zu kontaktieren.

 

• § 9 Home-Office / Heimarbeitsplatz

 

• § 10 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitglieder im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

• § 11 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen.

• § 12 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Verein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der Vorstandschaft, bzw. einem von der Vorstandschaft ernennten Mitglied daraus. Änderungen dürfen ausschließlich durch die Vorstandschaft, bzw. ein von der Vorstandschaft ernanntes Mitglied daraus, vorgenommen werden
2. Die Vorstandschaft, bzw. das ernannte Mitglied dieser, ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen oder Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung der Vorstandschaft. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen oder Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber die Vorstandschaft weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen der Vorstandschaft, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

• § 13 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und dies Ordnung

1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

• § 14 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 16.07.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.